Süreç Nasıl İşler?
Süreç Nasıl İşler?
Süreci baştan sona planlıyor, uzman ekiplerle yönetiyor, şeffaf şekilde raporluyoruz.
Contact Point çalışma sistemi; firmaların Türkiye’de veya uluslararası pazarlarda ihtiyaç duyduğu iletişim, temsil, araştırma, teknik değerlendirme, dış ticaret, belgelendirme, hukuk, muhasebe, pazarlama, tercüme, kalite kontrol, saha takibi ve operasyon süreçlerini planlı, şeffaf ve profesyonel şekilde yönetmek üzere tasarlanmıştır.
Hedef Pazarda Profesyonel Süreç Yönetimi
Süreç, firmanın ihtiyacını doğru anlamakla başlar. İlk görüşmede firmanın hedefi, mevcut durumu, ürün veya hizmeti, hedef pazarı, beklentileri, sorunları ve ihtiyaç duyduğu destek alanları değerlendirilir. Bu aşamada amaç, firmanın gerçekten neye ihtiyaç duyduğunu netleştirmektir.
İlk görüşmeden sonra projenin kapsamı belirlenir. Bu aşamada firmanın ihtiyacının hangi uzmanlık alanlarını kapsadığı tespit edilir ve şu kritik soruların cevaplarına göre projenin kapsamı netleştirilerek doğru çalışma modeli belirlenir:
Proje kapsamı belirlendikten sonra firma için bir Contact Point Manager atanır. Contact Point Manager, firmanın ana iletişim sorumlusu olarak çalışır. Müşteri, sürecin tamamında bu kişiyle iletişim kurar. Ancak bu kişi tek başına hareket etmez. Arkasında projenin ihtiyacına göre devreye giren çok disiplinli uzman ekip bulunur.
Contact Point Manager Sorumluluk Sahası:
- Firmanın taleplerini takip eder ve uzman ekipleri koordine eder.
- Görüşmeleri organize eder ve bilgi akışını yönetir.
- Saha süreçlerini izler ve raporlamayı hazırlar.
- Sonraki adımları planlar ve müşteri adına sürecin bütünlüğünü korur.
Her proje için gerekli uzmanlık masaları belirlenir. Bu aşamada doğru uzmanların sürece dahil edilmesi, projenin sağlıklı ilerlemesi açısından kritik öneme sahiptir. Çünkü some işler yalnızca ticari bilgiyle çözülemez.
İhtiyaçlar ve uzmanlık alanları belirlendikten sonra projeye özel bir yol haritası hazırlanır. Bu yol haritasında yapılacak çalışmalar, sorumluluklar, süreler, uzmanlık alanları, raporlama sistemi ve beklenen sonuçlar net şekilde ortaya konur. Bu aşama, sürecin dağınık ilerlemesini önler ve tüm tarafların aynı hedefe odaklanmasını sağlar.
Contact Point, süreci yalnızca masa başı bilgilerle yürütmez. Hedef pazar, sektör, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, distribütörler, üreticiler, resmi kurumlar, belge gereklilikleri, teknik standartlar, fiyat yapısı, rekabet durumu ve operasyonel şartlar derinlemesine araştırılır.
Ukrayna'daki her türlü krizden önce toplanan bilgiler Contact Point uzmanlık masaları tarafından değerlendirilir. Bu aşamada potansiyel riskler tespit edilir. Bu ön doğrulama, müşterinin yanlış kişiyle, yanlış belgeyle, yanlış ürünle veya eksik bilgiyle yola çıkmasını önlemek için gerçekleştirilir.
Proje teknik bir ürün, üretim hattı, makine, elektrik-elektronik sistem, kimyasal ürün, gıda ürünü, endüstriyel ekipman veya özel üretim süreci içeriyorsa ilgili mühendislik uzmanları devreye alınır. Ürün veya proje teknik açıdan incelenir, teknik şartnameler ve ürün uygunluğu analiz edilir.
Ürün veya firmanın hedef pazarda ihtiyaç duyabileceği belge ve standart süreçleri ayrıca değerlendirilir. Bu aşamada TSE, CE, ithalat izinleri, ihracat belgeleri, kalite belgeleri, teknik dosya, test raporu, laboratuvar analizi, ürün uygunluk belgesi ve sektörel belge ihtiyaçları incelenir. Ayrıca firmanın kurumsal kalite yönetim sistemi belgelendirmeleri analiz edilir:
Araştırma, ön değerlendirme ve hazırlık aşamalarından sonra görüşme süreci başlatılır. Contact Point, müşteri adına hedef pazardaki ilgili kişi, kurum veya firmalarla doğrudan ve kurumsal düzeyde iletişim kurar:
Bazı projelerde doğru karar almak için sahayı yerinde görmek kritik önem taşır. Tedarikçi, üretici, fabrika, depo, ofis, tesis, ürün, numune, sevkiyat hazırlığı veya kalite süreci yerinde uzman gözüyle incelenir. Contact Point, gerekli durumlarda müşterisi adına şu parametreleri denetler:
Görüşmeler tamamlandıktan sonra operasyonel takip süreci başlar. Contact Point, yalnızca başlangıçta iletişim kuran pasif bir yapı değildir. Sürecin her uygulama aşamasında müşterisinin operasyon yükünü üstlenerek bizzat sahada ve masada yer alır.
Contact Point çalışma modelinin en önemli yapı taşlarından biri düzenli raporlamadır. Yapılan çalışmalar, görüşmeler, teknik değerlendirmeler, belge analizleri, saha ziyaretleri, tedarikçi veya müşteri görüşmeleri, riskler ve öneriler müşteriye tam şeffaflık ilkesiyle raporlanır. Müşteri bu raporlar sayesinde şu verilere hakim olur:
Proje belirli bir aşamaya geldiğinde veya tamamlandığında kapsamlı bir sonuç değerlendirmesi yapılır. Toplanan bilgiler, görüşmeler, teknik analizler, belge değerlendirmeleri, saha raporları, maliyetler, fırsatlar ve riskler birlikte ele alınarak firmaya uygulanabilir kararları kolaylaştıran bir kılavuz sunulur:
Her proje aynı modelde devam etmez. Çalışma sonlandığında projenin hacmine ve şirketin gelecek vizyonuna göre en uygun devam modeli netleştirilir:
Proje Bazlı Devam
Belirli bir ürün, tedarikçi, müşteri, belge veya operasyon için süreli ve odaklı takip modeli.
Sürekli Temsil Modeli
Firma adına hedef pazardaki tüm kurumsal görüşmelerin ve iletişimin düzenli olarak üstlenilmesi.
Ülke Masası Modeli
Dış ticaret, teknik, hukuki, mali, belgelendirme ve pazarlama süreçlerinin daha kapsamlı yönetimi.
Full Team Modeli
Büyük ölçekli projelerde tüm operasyonel departmanların entegre bir ekip gibi koordine edilmesi.
Contact Point Sürecinin Temel Farkı
Contact Point süreci yalnızca konsept bir danışmanlık mantığıyla işlemez. Biz sadece bilgi vermeyiz; süreci aktif operasyonla yönetiriz:
Süreç Boyunca Kimler Devrede Olur?
Her projenin niteliğine ve teknik kapsamına göre ilgili uzmanlık masaları dinamik olarak entegre edilir:
Dış Ticaret Uzmanları
İthalat, ihracat, teslim şekilleri, ödeme sistemleri ve operasyon süreçlerini yönetir.
Mühendisler (Teknik Masa)
Teknik ürünleri, şartnameleri, üretim hatlarını, makineleri ve kimya/gıda/elektronik standartlarını analiz eder.
Hukukçular
Sözleşme, temsilcilik, ortaklık, gizlilik sözleşmeleri ve ticari risk başlıklarını inceler.
Mali Müşavirler
Vergi, muhasebe, mali yükümlülükler, devlet teşvikleri ve finansal analiz raporları sunar.
Gümrük Müşavirleri
Ürün sınıflandırması (GTİP), ithalat-ihracat mevzuatları ve resmi belge süreçlerinde koordinasyon sağlar.
Belgelendirme Çözüm Ortakları
TSE, CE, ISO kalite belgeleri, test, laboratuvar analizleri ve uygunluk beyan süreçlerini yürütür.
Tercümanlar
Çok dilli ticari yazışmaları, uluslararası resmi toplantıları ve teknik dokümantasyon süreçlerini yönetir.
Pazarlama Uzmanları
Hedef müşteri tespiti, distribütör eşleştirmeleri, rakip analizleri ve satış kanalı haritalama çalışmaları yürütür.
Saha Ekipleri & Contact Point Manager Koordinasyonu
Saha ekipleri yerinde kontrol, kalite denetimi ve fotoğraflı anlık operasyon takibi sağlarken; bütün bu entegre matris yapısı atanan kurumsal Contact Point Manager tarafından tek merkezden koordine edilir.
Başarılı Bir Sürecin Çıktıları
Contact Point ile yürütülen bir sürecin sonunda firma yalnızca genel/yüzeysel teorik bilgi almaz. Şu somut, uygulanabilir ve resmi çıktılara ulaşır: